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Déductibilité de certains frais généraux

 LES REGLES DE DEDUCTIBILITE DE CERTAINS FRAIS ET CHARGES

Tous les frais et charges ne sont pas déductibles du résultat d’une entreprise !

L’administration fiscale à mis en place des règles strictes de déductibilité.

Il est important de connaitre ces principes afin d’éviter des remises en causes.

Principes de déduction

Les charges et frais divers ne sont déductibles du résultat que sous trois conditions :

  1. Ils doivent ĂŞtre « professionnels » c’est-Ă -dire engagĂ©s dans l’intĂ©rĂŞt Ă©conomique et financier de l’entreprise.
  2. Ils doivent être appuyés de justificatifs (facture, note de frais, tickets…) qui doivent être conservés.
  3. Ils ne doivent pas être exclus des charges déductibles et sont considérés comme telles les charges dites « somptuaires » comme :  
  • les dĂ©penses de toute nature ayant trait Ă  la chasse ou Ă  la pĂŞche
  • l’achat, la location ou l’entretien d’une rĂ©sidence ou d’un bateau de plaisance

Frais de réception

Par application de ces principes, les dĂ©penses liĂ©es aux activitĂ©s personnelles et privĂ©es de l’exploitant ou des dirigeants ne peuvent pas ĂŞtre dĂ©duites du rĂ©sultat imposable.

 Par exemple –  les dĂ©penses de rĂ©ception Ă  l’occasion d’un Ă©vĂ©nement familial ne sont pas dĂ©ductibles des rĂ©sultats imposables, mĂŞme si des personnes (salariĂ©s, clients, fournisseurs…) ont des relations professionnelles avec le chef d’entreprise. En effet ces dĂ©penses liĂ©es Ă  un Ă©vènement familial ne sont pas exposĂ©es dans l’intĂ©rĂŞt de l’entreprise.

Les frais de réception et de représentation ne peuvent pas être comptabilisés de manière globale et forfaitaire. Ils doivent impérativement être comptabilisés sur justificatifs.

De manière pratique, il est important d’ajouter le nom du ou des invités, la date et le motif de l’invitation.

Repas d’affaires

Les frais de restaurant correspondant Ă  des repas d’affaires ou Ă  des repas lors de voyages professionnels (congrès, sĂ©minaires par exemple) sont des dĂ©penses professionnelles et donc dĂ©ductibles car elles sont exposĂ©es dans l’intĂ©rĂŞt de l’exploitation.

Ces frais doivent également être appuyés des justificatifs indiquant date, lieu, motif et personnes invitées.

Repas de l’exploitant

Les frais supplĂ©mentaires de repas d’un exploitant peuvent ĂŞtre considĂ©rĂ©s comme des dĂ©penses professionnelles lorsque la distance entre le lieu d’exploitation et le domicile est importante et nĂ©cessite la prise de repas en dehors du domicile.

Cela peut ĂŞtre le cas par exemple en raison de l’Ă©tendue de l’agglomĂ©ration ou des horaires d’ouverture du midi. Les justificatifs doivent ĂŞtre conservĂ©s car la dĂ©duction ne peut pas ĂŞtre forfaitaire.

La déduction des repas est limitée entre d’une part

  1. la limite d’exonĂ©ration des indemnitĂ©s pour frais de repas retenue pour les salariĂ©s  en dĂ©placement professionnel
  2. un plafond de déduction
2008 2009 2010 2013 2014
Prix du repas à domicile 4.25 € 4.30 € 4.35 € 4.55 € 4.60 €
Prix limite 16.40 € 16.60 € 16.80 € 17.80 € 17.90 €
Déduction maximale 12.15 €  12.30 €  12.45 €  13.15 € 13.30 €

Frais liĂ©s Ă  l’exercice d’activitĂ©s syndicales

Il est intĂ©ressant de noter que l’administration fiscale admet que les dĂ©penses supportĂ©es par les exploitants pour l’exercice d’une activitĂ© auprès d’un syndicat  professionnel sont des charges dĂ©ductibles.

…constituant des dĂ©penses exposĂ©es au profit de l’ensemble de la profession et non d’une entreprise dĂ©terminĂ©e, elles sont, en principe, exclues des charges dĂ©ductibles. NĂ©anmoins, pour tenir compte de ce que les responsables syndicaux sont choisis en considĂ©ration de leur notoriĂ©tĂ© et de leur compĂ©tence personnelle, et aussi de ce que leurs propres entreprises bĂ©nĂ©ficient, le cas Ă©chĂ©ant, de leur action collective, il est admis, par mesure de tempĂ©rament, que ces dĂ©penses soient prises en compte pour la dĂ©termination du bĂ©nĂ©fice imposable de l’entreprise.

Pour ĂŞtre dĂ©ductible ces dĂ©penses doivent Ă©galement ĂŞtre appuyĂ©es de justificatifs. Bien entendu, les remboursements de frais Ă©ventuellement perçus devront ĂŞtre compris dans les recettes de l’entreprise.

VĂŞtement de travail

Les achats de vêtements de travail sont des charges déductibles des bénéfices.  

Mais il doit s’agir de vêtements spéciaux  à usage professionnel comme par exemple les blouses, chaussure de protection, masques, harnais …..

Ne sont donc pas déductibles les frais d’achat de vêtement, chaussure, lingerie, qui ne sont pas conçus pour un usage professionnel.

Appareillage et prothèse

Les dĂ©penses d’appareillage et de prothèse sont normalement des dĂ©penses personnelles et ne sont pas en principe dĂ©ductibles du rĂ©sultat de l’entreprise.

Toutefois il est admis, que lorsque elles sont indispensables pour palier à un grave handicap qui s’il n’était  pas corrigé, interdirait l’activité professionnelle, elles sont alors considérées comme une dépense professionnelle à 50% du montant après remboursement par la sécurité sociale et par une mutuelle.
Afin d’éviter tout abus l’administration fiscale précise également :

Lorsque que les fonctions exigent un contact direct et permanent avec le public, les frais de prothèses dentaires ou auditives peuvent, dans la limite dĂ©finie ci-dessus, ĂŞtre regardĂ©s comme ayant un caractère professionnel, Ă©tant prĂ©cisĂ© que l’exercice des fonctions doit ĂŞtre effectif. Enfin, il est rappelĂ© qu’il appartient au service des impĂ´ts d’apprĂ©cier ces situations, sous le contrĂ´le du juge de l’impĂ´t, au regard des justifications apportĂ©es. 

Cadeaux d’affaires

L’administration fiscale admet la dĂ©ductibilitĂ© des cadeaux d’affaires offerts en fin d’annĂ©e Ă  des clients nommĂ©ment dĂ©signĂ©s, lorsque la valeur n’est pas exagĂ©rĂ©e au regard de l’activitĂ© et du chiffre d’affaires.
Conformément aux principes il faut que ces cadeaux soient offerts dans l’intérêt direct de l’entreprise et que les justificatifs, répartition et motifs soient conservés.

1er  Exemple : les cadeaux offerts aux clients, ainsi qu’Ă  leurs Ă©pouses et leurs familles, Ă  l’occasion d’Ă©vĂ©nements privĂ©s et notamment familiaux, (naissance, mariage…) sont exclus des charges dĂ©ductibles.

2ème  Exemple : les cadeaux ou chèques cadeaux offerts en fin d’année aux clients les plus fidèles  suivant des critères objectifs, sont déductibles.

Conslusion
Toutes les charges ne sont pas déductibles, et il ne faut pas succomber à la tentation de tout vouloir déduire.
Mais si ces dépenses ont effectivement un caractère professionnel il ne faut pas omettre de les déduire et de conserver les justificatifs.

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